Sie haben den Brief erhalten – und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?
Der Briefkopf ist neutral, der Inhalt unmissverständlich:
„Sehr geehrte Praxisinhaberin, sehr geehrter Praxisinhaber, im Rahmen unserer Aufsichtstätigkeit werden wir Ihre Arbeitsschutzorganisation im Rahmen einer Systemprüfung überprüfen…"
Wenn Sie als Tierärztin oder Tierarzt diese E-Mail oder diesen Brief von der Gewerbeaufsicht (in Niedersachsen: Staatliches Gewerbeaufsichtsamt) erhalten haben, geht es Ihnen vermutlich wie 90 % meiner Kollegen: Es schießt einem kurz das Adrenalin ein – „Was wollen die jetzt von mir?", „Reicht mein Ordner?", „Wer ist mein Sicherheitsbeauftragter eigentlich noch mal?".
Atmen Sie durch. Eine Systemprüfung ist keine Razzia. Sie ist ein strukturierter, transparenter Prozess. Wenn Sie wissen, was geprüft wird und wie es bewertet wird, ist die Vorbereitung in 2–4 Wochen machbar – auch neben dem Praxisbetrieb.
Frühzeitig handeln — aber besser spät als nie
Der bessere Zeitpunkt ist jetzt: Wenn Sie aus dem Kollegen- oder Branchen-Umfeld hören, dass die Gewerbeaufsicht oder BGW gerade systematisch Praxen prüft — sei es bei Tierarzt-Kolleg:innen in der Region oder bei Bekannten aus anderen Branchen mit ähnlicher Größe — dann lohnt es sich, nicht auf den eigenen Brief zu warten. Vorbereitung in Ruhe ist immer besser als Vorbereitung unter Fristdruck.
Aber: Wenn der Brief bereits liegt, gilt: besser spät als nie. Auch zwei bis vier Wochen reichen aus, wenn man strukturiert vorgeht — und genau dafür ist dieser Beitrag gemacht.
In diesem Beitrag bekommen Sie:
- Den Hintergrund zur Systemprüfung — was die Behörde wirklich prüft.
- Eine Checkliste der 7 Elemente, die bewertet werden.
- Wie die Ampelbewertung funktioniert — und welche Fehler automatisch ROT sind.
- Einen konkreten 14-Tage-Vorbereitungsplan.
- Ein Praxisbeispiel aus einer positiv geprüften Tierarztpraxis.
- Wie Sie Hilfe bekommen, wenn die Zeit drückt.
Was ist eine „Systemprüfung Arbeitsschutzorganisation"?
Die Gewerbeaufsicht und die Berufsgenossenschaft (für uns: BGW – Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege) folgen seit Dezember 2025 einer einheitlichen „Leitlinie Organisation des betrieblichen Arbeitsschutzes" der Nationalen Arbeitsschutzkonferenz (NAK).
Geprüft wird nicht, ob bei Ihnen ein Feuerlöscher in der richtigen Höhe hängt. Geprüft wird, ob Sie als Praxisinhaberin oder Praxisinhaber eine funktionierende Organisation haben, die Arbeitsschutz systematisch umsetzt:
- Aufbauorganisation: Wer ist wofür verantwortlich?
- Ablauforganisation: Welche Prozesse sorgen dafür, dass Arbeitsschutz im Alltag passiert?
Die rechtliche Grundlage:
- § 3 Abs. 2 ArbSchG (Pflicht zur geeigneten Organisation)
- §§ 21, 22 ArbSchG (Beratungs-/Überwachungsbefugnis)
- §§ 12, 13 ASiG (Sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung)
- DGUV Vorschriften 1 und 2
Die 7 Elemente, die geprüft werden
Die Behörde geht eine verbindliche Sieben-Elemente-Liste durch (Mindestprüfumfang gemäß Leitlinie):
| # | Element | Was wird konkret geprüft |
|---|---|---|
| 1 | Verantwortung & Aufgabenübertragung | Schriftliche Übertragung nach § 13 Abs. 2 ArbSchG · Qualifizierung · Controlling |
| 2 | Organisationspflichten ASiG | Bestellung Sifa & Betriebsarzt (oder Unternehmermodell) · Sicherheitsbeauftragte:r · ggf. ASA |
| 3 | Unterweisung | Inhalte · Häufigkeit (mind. jährlich) · Dokumentation mit Unterschrift |
| 4 | Arbeitsmedizinische Vorsorge | Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge · Vorsorgekartei nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV |
| 5 | Erste Hilfe & Notfallmaßnahmen | Ersthelfer-Quote · Verbandkasten/-buch · Notfallpläne · Brandschutz |
| 6 | Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber | Reinigungsfirmen, Wartungstechniker, Schädlingsbekämpfung |
| 7 | Zeitlich befristete Beschäftigung | Praktikanten · Azubis · Leiharbeit – häufigere Unterweisung, J1 |
Bei jedem Element wird in der Ampel bewertet:
Aus den Einzelbewertungen ergibt sich die Gesamtbewertung: geeignet (GRÜN) · teilweise geeignet (GELB) · nicht geeignet (ROT).
Die „No-Gos" — automatisch ROT
Bestimmte Mängel führen zwingend zur roten Ampel (in der Leitlinie fett gedruckt):
- Schriftliche Übertragung nach § 13 Abs. 2 ArbSchG fehlt komplett
- Keine Gefährdungsbeurteilung vorhanden
- Sifa- bzw. Betriebsarzt-Bestellung nicht schriftlich
- Keine Unterweisungen dokumentiert
- Keine Ersthelfer:innen ausgebildet
Bei einer „nicht geeigneten" Arbeitsschutzorganisation droht laut Leitlinie: Besichtigungsschreiben mit enger Fristsetzung, förmliches Verwaltungsverfahren (Anordnung, Zwangsmittel) oder OWi-Verfahren mit Bußgeld.
Warum es Tierarztpraxen besonders trifft
Wir sind in einer Sondersituation:
- Hohes Gefährdungspotenzial (Bisse, Zoonosen, Röntgen, Narkosegase, Gefahrstoffe)
- Kleine bis mittlere Praxen (10–25 Beschäftigte) — meist keine eigene HR-Abteilung
- BGW als Unfallversicherungsträger prüft selbst sehr genau
- Veterinärbranche steht aktuell im Fokus (2026er Schwerpunkt vieler Aufsichtsbehörden)
Die meisten Praxen scheitern nicht an mangelnder Sorgfalt — sondern an fehlender Systematik: viele richtige Dinge werden gemacht, aber nicht dokumentiert oder nicht in einem nachweisbaren System abgelegt.
Die Behörde hat einen festen Satz: „Gelebte Praxis zählt mehr als Aktenordner — aber nachweisen müssen Sie sie trotzdem."
Die typischen Schwachstellen in Tierarztpraxen
Aus eigener Audit-Erfahrung und aus Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen sind das die wiederkehrenden Lücken:
| Lücke | Häufigkeit |
|---|---|
| Schriftliche Pflichtenübertragung an interne Beauftragte fehlt | |
| Vorsorgekartei nach § 3 ArbMedVV nicht vorhanden | |
| Betriebsanweisungen nicht aktuell oder nicht für alle Geräte/Stoffe | |
| Unterweisungs-Protokolle ohne Unterschriften | |
| Brandschutzhelfer-Quote nicht erfüllt (5 % nach ASR A2.2) | |
| Praktikanten-/Azubi-Unterweisung halbjährlich nicht dokumentiert | |
| ASA-Sitzung bei >20 Beschäftigten findet nicht statt | |
| Wirksamkeitskontrolle der Maßnahmen wird vergessen |
Termin in 2–4 Wochen?
Buchen Sie einen kostenlosen 20-Minuten-Standortbestimmungs-Call. Wir gehen Ihren Brief und Ihre Ist-Situation durch — Sie wissen danach, wie viel Aufwand realistisch auf Sie zukommt.
Ihr 14-Tage-Vorbereitungsplan
Wenn der Termin in 2–4 Wochen ist, gehen Sie diese Punkte ab. Damit decken Sie rund 80 % der Prüfanforderungen ab.
Tag 1–3 · Bestandsaufnahme
- Welche Bestellungsschreiben liegen vor? (Sifa, Betriebsarzt, SiBe, Strahlenschutz, Brandschutzhelfer)
- Ist die schriftliche Übertragung nach § 13 ArbSchG vorhanden?
- Liegt die Gefährdungsbeurteilung aktuell vor (jünger als 12 Monate)?
Tag 4–6 · Dokumente nachziehen
- Fehlende Bestellungsschreiben heute ausstellen (Vorlagen kostenlos bei der BGW)
- Vorsorgekartei anlegen (Excel reicht — pro Mitarbeitende:r: Anlässe, Datum, nächster Termin)
- Betriebsanweisungen je Gefahrstoff/Gerät/Tätigkeit prüfen
Tag 7–10 · Unterweisung und Nachweise
- Jahresunterweisung dokumentiert? Wenn nein: jetzt durchführen + Unterschriftenliste
- Verbandbuch auf dem aktuellen Stand?
- Notfallplan + Aushänge (Flucht-/Rettungsplan, Notrufnummern, Ersthelferliste) sichtbar?
Tag 11–13 · Begehung mit Plausibilitäts-Check
- Geht jeder Mitarbeitende mit, kann erklären was passiert?
- PSA verfügbar und in Gebrauch?
- Prüfplaketten an elektrischen Geräten (DGUV V3) lesbar?
Tag 14 · Probe-Audit
- Lassen Sie sich von einer externen Person die 7 Elemente abfragen
- Schwächen aufdecken bevor die Behörde kommt
Praxisbeispiel: Wie wir es in der Kleintierpraxis Cremlingen gemacht haben
In meiner eigenen Praxis (Kleintierpraxis Cremlingen, 19,5 FTE) haben wir nach einer angekündigten Systemprüfung ein digitales Compliance-Portal aufgebaut, das alle Anforderungen der NAK-Leitlinie strukturiert abbildet:
- 81 Betriebsanweisungen in 5 Kategorien, digital + physisch.
- Online-Unterweisung mit Wissens-Checks und Zertifikatsausgabe (rechtssicher nach § 12 ArbSchG).
- Organigramm mit allen Beauftragten und Stellvertretungen.
- Unterschriftenlisten mit Rückfrage-Bestätigung.
- QR-Code-Aushänge im Aufenthaltsraum statt Papierwand.
- Vorsorgekartei und Prüffristen-Übersicht.
Ergebnis der Prüfung:
„Außergewöhnlich umfangreiche und professionell strukturierte Dokumentation. Die digitale Plattform hat Modellcharakter."
Genau dieses System — inklusive der Tools, Vorlagen und Workflow-Beschreibungen — ist die Grundlage meines Beratungsangebots.
Warum ich diesen Beitrag schreibe — und mein Wissen weitergebe
Persönliche Motivation
Hand aufs Herz: Bevor diese Dokumentation stand, lagen Wochen an Recherchezeit hinter mir. Ich habe mich allein durch das Dickicht aus ArbSchG, ASiG, ArbMedVV, DGUV-Vorschriften, NAK-Leitlinie, BGW-Branchenregeln und neuerdings dem AI Act gearbeitet — Paragraph für Paragraph, Querverweis für Querverweis, mit dem Anspruch, es nach bestem Wissen und Gewissen für unsere knapp 25-köpfige Praxis sauber aufzustellen.
Während dieser Wochen hatte ich einen Gedanken, der mich nicht losgelassen hat: Anderen Praxen geht es genauso — aber sie haben weder die Skalierung noch die zusätzliche Ressource, die sich explizit darum kümmern kann. In den meisten Praxen sitzt die Inhaberin oder der Inhaber nach Feierabend allein vor dem gleichen Berg an Vorschriften — neben OP, Sprechstunde, Personalführung und Buchhaltung.
Genau deshalb gebe ich dieses Wissen weiter. Es ist schlicht nicht effizient, dass jede Praxis denselben Aufwand alleine noch einmal stemmt. Was wir einmal sauber recherchiert, geprüft und audit-getestet haben, kann anderen Praxen Wochen ersparen — und im Zweifel die rote Ampel verhindern. Dieser Beitrag ist mein erster Schritt dazu. Mein Beratungsangebot ist der zweite.
Was Häusler Consulting für Sie tun kann
Ich bin Christian Häusler — Betriebswirt und Unternehmensberater mit eigener Praxisinhaber-Erfahrung. Aus der Audit-Vorbereitung in meiner Praxis ist ein systematischer Beratungsansatz entstanden, den ich anderen inhabergeführten Tierarztpraxen anbiete. Mein Fokus ist Unternehmensberatung für Tierarztpraxen — Compliance-Aufbau ist eines der Themen, in das ich mich aus praktischer Notwendigkeit besonders tief eingearbeitet habe.
Mein Angebot in drei Stufen
Stufe 1 · Standortbestimmung Call
- Telefonat oder Video-Call
- Wir gehen Ihren Brief und Ihre Ist-Situation durch
- Ehrlicher Eindruck zum Aufwand
- Keine Verpflichtung
Stufe 2 · Audit-Vorbereitung
- Vollständige Bestandsaufnahme nach den 7 Elementen
- Mängelliste mit Prioritäten (rot/gelb/grün)
- Standard-Vorlagen für alle fehlenden Bestellungsschreiben
- Betriebsanweisungen: Standard-Set plus individuelle Anpassung an Ihre Praxis-Situation
- Vorsorgekartei-Vorlage individualisiert
- Unterweisungs-Vorlagen + Unterschriftenlisten
- Telefonische Begleitung am Prüftag (optional)
Stufe 3 · Komplettsystem
- Aufbau des digitalen Compliance-Portals nach Cremlinger Modell
- Betriebsanweisungen — Standard + individuell: Über 80 erprobte Vorlagen plus auf Ihre Praxis zugeschnittene Anpassungen (Geräte, Stoffe, OP-Workflow, bauliche Situation)
- Online-Unterweisung mit Zertifikatsausgabe
- Organigramm und Prozessbeschreibungen
- Schulung Ihrer Mitarbeitenden im Tool
- Audit-Prüfungssimulation
Häufige Fragen aus Tierarztpraxen
Meist 2–6 Wochen. Die Behörde kündigt Systemprüfungen in der Regel an — das ist der Vorteil: Sie wissen, dass es kommt, und können sich strukturiert vorbereiten.
Direkt finanziell: Bußgeld bei Ordnungswidrigkeiten bis 30.000 €. Indirekt: Folgeprüfungen, Imageschaden, Versicherungsfragen bei Schadensfall.
Der Vertrag ist Voraussetzung, aber keine Garantie. Sie als Praxisinhaber:in bleiben verantwortlich. Der externe Dienst macht keine Unterweisungen Ihrer Azubis — das ist Ihre Pflicht.
Ab mehr als 20 Beschäftigten (Köpfe, nicht FTE) ja, nach § 11 ASiG. Bei 12 Vollzeit + 8 Teilzeit zählen alle 20 Köpfe, plus Minijobber.
Wenn Sie Diagnostik-KI (z. B. IDEXX Imagyst, Vetpraxis-KI) oder ChatGPT/Claude einsetzen, brauchen Sie eine KI-Unterweisung nach Art. 4 AI-VO seit 02.02.2025. Auch das gehört zur Arbeitsschutzorganisation.
Ja, ab dem ersten Beschäftigten (auch Minijob, auch Azubi) gilt das ArbSchG. Bei <10 Beschäftigten gibt es Erleichterungen bei Dokumentationstiefe, aber nicht bei der Pflicht selbst.
Jetzt Kontakt aufnehmen — bevor die Frist drückt
Wenn Sie diesen Beitrag bis hier gelesen haben, gehören Sie zur engagierten Hälfte der Praxisinhaber:innen. Sie wissen, dass Arbeitsschutz keine Aktenordner-Übung ist, sondern Schutz Ihres Teams — und Ihrer Praxis.
Wenn Sie in den nächsten 30 Tagen einen Prüftermin haben, melden Sie sich heute. Je früher wir sprechen, desto strukturierter wird die Vorbereitung.
Brief erhalten? Lassen Sie uns sprechen.
Standortbestimmung Call · 20 Minuten · kostenlos. Wir gehen Ihren konkreten Fall durch — Sie wissen danach, was zu tun ist.
Christian Häusler
Betriebswirt und Unternehmensberater mit eigener Praxisinhaber-Erfahrung. Inhaber der Kleintierpraxis Cremlingen (25 Mitarbeitende) und Berater für strategische Praxisführung, Compliance-Aufbau und Digitalisierung in inhabergeführten Tierarztpraxen.
Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung. Die genannten Inhalte basieren auf der „Leitlinie Organisation des betrieblichen Arbeitsschutzes" der Nationalen Arbeitsschutzkonferenz (Stand 12/2025), dem ArbSchG, ASiG, BGW-Vorgaben und meiner praktischen Audit-Erfahrung in der eigenen Tierarztpraxis.
Weiterführende offizielle Quellen: GDA-Portal · BGW · ArbSchG · ASiG · ArbMedVV